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  5/06/2014

Software de gestión: mucho gasto, poco uso

La mediana empresa europea malgasta millones de euros en la compra de software de gestión que no llega a desplegarse o es infrautilizado. Así de rotunda es la principal conclusión del estudio Mid-Market Business Software 2014, que la consultora Redshift Research ha elaborado por encargo para Sage. El 88% no tienen activadas todas las capacidades del software que han adquirido en el año precedente, Dando un paso más en el diagnóstico, se afirma que “los decisores de TI no escuchan suficientemente a los usuarios finales”. Por el lado positivo, España estaría en las primeras posiciones en todos los parámetros que analiza el estudio, a la misma altura que Alemania o Reino Unido. Ver para creer.

Despilfarro sería una palabra demasiado fuerte, pero no es menos fuerte la tentación de usarla. La muestra de 600 empresas, con plantillas de entre 250 y 1.000 empleados revela que cada una ha destinado una media de 43.000 euros en 2013 a la compra de software de gestión. Si la cifra se proyecta al universo representado – unas 220.000 empresas en total, el importe se elevaría a 9.460 millones de euros. Echando una cuenta elemental: si el 88% del potencial del software no se utiliza, sólo está en uso el 12%, es decir que hay mucho dinero devaluándose. La ´buena noticia` es que en España la proporción de desperdicio sería de sólo el 8%: una cuarta parte de las empresas españolas de la muestra afirma tener en activo sólo tres cuartas partes del software adquirido el pasado año.

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Parece repetirse a otra escala un fenómeno que se ha observado durante años en las suites de productividad personal: los usuarios, y en este caso las empresas, se ven inducidas a adquirir soluciones empaquetadas con múltiples funcionalidades, cuando quizás lo que realmente necesitarían es comprar sistemas parciales ajustados a sus necesidades de negocio.

Las razones aducidas varían mucho entre los países estudiados [Reino Unido, Irlanda, Francia, Alemania, España, Portugal, Bélgica, Rumania y Holanda] y por diversos factores: mal acoplamiento entre las necesidades del negocio y las funciones incluidas en las suites, lagunas en la formación del personal, soporte insuficiente, duplicidad o incompatibilidad con el software preexistente y resistencia al cambio tecnológico.

El desglose que hace el estudio es muy amplio, pero baste decir que España es el segundo país, tras Holanda, en el que un 44% asocia la baja utilización con el exceso de funciones del software. Los problemas de soporte (23%) y la baja demanda de los usuarios finales (22%) son otros motivos relevantes, según la muestra representativa de unas 6.000 empresas españolas.

Significativamente, para las empresas alemanas encuestadas, el problema principal estriba en la duplicidad con respecto a otras herramientas ya implantadas (35%), mientras que algo más de un cuarto de las británicas se centra en la falta de demanda de nuevas soluciones.

Estas conclusiones “deberían servir de llamada de atención a las empresas europeas que están gastando millones en software que posteriormente es infrautilizado”, advierte Christophe Letellier, máximo responsable de Mid-Market del grupo Sage. Tras apuntar algo que nadie osaría negar [“el software empresarial debería ser un factor clave en la estrategia de crecimiento de cualquier empresa”] postula que “necesitan comprender cómo sus empleados pueden hacer el mejor uso de la inversión hecha por la organización”.

En las últimas semanas han aparecido estudios de consultoras que hacen acopio de datos y pronostican una moderada recuperación global del gasto de las empresas en software. No es ése, ni mucho menos, el propósito del estudio patrocinado por Sage. El objetivo del estudio es constatar tendencias, pero a la vez podría servir de punto de partida para una reflexión autocrítica de los proveedores de software, si acaso se interpretaran sus resultados para preguntarse en cuántas ocasiones las empresas usuarias se ven obligadas a adquirir el cien por cien de los módulos de una suite empresarial, sabiendo de antemano que algunos son innecesarios para su negocio O, yendo un poco más lejos: ¿no deberían los proveedores hacer un mayor esfuerzo en ajustar sus licencias y condiciones a la medida de los requerimientos reales de sus clientes? No se busque la respuesta en las ricas estadísticas recopiladas por los autores del estudio Mid-Market Business Software 2014. Los hallazgos son otros.

Afortunadamente, profundiza en aspectos que dan una foto coherente de las necesidades de esta categoría de empresas. La eficiencia es el factor clave a la hora de desplegar una plataforma de software: para un 63% de los encuestados, este es el objetivo nuclear, pero sorprendentemente, sólo el 35% considera que el software responde en los términos señalados por Letellier, como camino para el crecimiento de su negocio.

A la pregunta de ¿qué retos del negocio de su empresa espera solucionar con la implantación de software de gestión?, los encuestados españoles contestan que su mayor preocupación es la eficiencia (64%) y la productividad del personal (63%). La atención al cliente ocupa la tercera plaza (46%) dejando atrás al compliance y la gestión de talento (22% cada una). No es una excepción española: los tres primeros puestos son los mismos para el total de la muestra, y el último también.

Sin embargo, cuando se pregunta por la prioridades para el año que viene, se produce un cambio notable: el control de costes salta a la primera posición (57%) y la consecución de nuevos clientes a la tercera (47%), con lo que la eficiencia baja un escalón de importancia (56%). En este plano, España difiere de la media: la eficiencia sigue siendo la primera prioridad (57%) y el control de costes viene detrás (48%), mientras que la captación de clientes se queda en el 39%.

Esta redistribución de objetivos y prioridades no debe verse como un mero juego de porcentajes: es fácil suponer que está relacionada con los cambios de entorno macroeconómico – caída del consumo y restricciones a la financiación – un escenario desfavorable que probablemente estaría aconsejando un mayor sentido práctico en la adquisición de software.

La coyuntura parece confirmarse en los datos del estudio. Una mirada al gasto esperado en software empresarial para el presente ejercicio, muestra un paisaje desolador: la mitad (49%) de las empresas europeas cree que invertirá menos que el año anterior. En lo que respecta a España, el 51% de las empresas españolas espera gastar menos que en el anterior ejercicio. Desglosando por capas, el 24% de las empresas españolas gastará menos de 50.000 euros en software, un 33% entre 50.000 y 100.000 euros, un 8% entre 200.000 y 350.000 euros, quedando el 6% remanente con una previsión de 350.000 euros o más. Obsérvese que sólo en Alemania se manifiesta algo de optimismo: el 19% prevé ampliar este capítulo de gasto durante lo que queda del 2014.

Puestos a interpretar subjetivamente los abundantes gráficos del estudio, se podría concluir que, si bien las empresas reconocen la importancia de las TI, en la práctica la falta de rentabilidad a corto plazo estaría motivando el aplazamiento de nuevas implantaciones de software hasta que la situación económica mejore. Con todo, hay tecnologías que se salvan, como es la recurrente mención de cloud computing y de las plataformas sociales. A día de hoy, el 57% de las empresas españolas tiene menos de la mitad de sus aplicaciones de negocio alojadas en modo cloud, diez puntos menos que en Alemania y siete menos que en Reino Unido. Si la pregunta es ¿tiene previsto invertir en cloud durante los próximos años? España viene a ser el más seducido por esa modalidad (88%), sólo precedido por Portugal (92%). La sorpresa es que la misma pregunta recoge 18 puntos menos en Alemania.

En cuanto a las plataformas sociales asociadas a la gestión, España tiene un papel destacado, y lidera el ranking tanto en uso como en previsiones: para el 78% de los encuestados, esa función es importante (y el 30% dice tenerla operativa), en contraste con el menor interés que despierta entre las empresas alemanas (53%) y holandesas (46%).

A este respecto, Letellier tiene una opinión: “el informe muestra un auge de los ERP sociales, porque las empresas [las de este tamaño] necesitan preguntarse cómo las redes sociales y otras tendencias afines están afectando a sus usuarios y sus clientes. Si la eficiencia de la empresa es su objetivo, necesitan soluciones que tengan la movilidad y accesibilidad incorporadas en su núcleo de negocio, lo que implica que la solución será tan útil mañana como lo es hoy”.

Dejando a un lado estas dos cuestiones en boga, el informe interroga sobre las soluciones de software implantadas actualmente. Aquí, España vuelve a quedar en buena posición comparativa: a la cabeza en gestión documental (62%), ERP (49%) y SCM (43%), y se sitúa en el grupo de líderes en CRM (40%). El porcentaje más bajo para España se registra en business intelligence (26%).

No menos interés presenta la constatación de que el grueso de las empresas europeas, aproximadamente un 75%, actualizan su software en el plazo de uno a cinco años, la mayoría a los tres años. Es el caso en España, donde el 77% dicen seguir esa pauta.


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